2 x 6 Maßnahmen für bezahlte Kundenrechnungen

ch wurde jetzt wieder gefragt, wie ich mit säumigen Kunden umgehe.

Das Thema Zahlungsmoral ist immer ein Thema und kann manch ein Unternehmen in Schwierigkeiten bringen.

Gerade bei kleineren Firmen oder bei Start-ups können unbezahlte Rechnungen, so oder so ;), zu Problemen führen. Deshalb an dieser Stelle ein klares Statement:

Zahlt Eure Rechnungen, immer und pünktlich. Lasst den Quatsch von wegen “Wir zahlen xx% von der Forderung, nehmt es oder es gibt gar nichts.“ Im Leben kommt alles zurück – auch das Schlechte. Wenn ich etwas möchte, aber kein Geld dafür habe, sollte ich es nicht kaufen.

Um auf die Frage zurück zu kommen, wie ich mit säumigen Kunden umgehe ist es für manche erstaunlich, dass ich schon im Vorfeld nach Bonität Merkmalen schaue.

1. Ich informiere mich vorher über die Person oder das Unternehmen. www.bundesanzeiger.de, www.justiz.de oder einfach mal googeln und in den sozialen Netzwerken schauen.
2. Ist es eine Empfehlung, fragen Sie den Empfehlungsgeber.
3. Augen auf und das Bauchgefühl einschalten.
4. Unterhalte ich mich mit meinem zukünftigem Auftraggeber und seinem Umfeld. Die anderen reden lassen und zuhören.
5. Spreche ich Zahlungen und Rechnungsmodalitäten klar und deutlich an und achte dabei auf die Reaktionen des Gesprächspartners. Nickt der Geschäftspartner finanzielle Forderungen zu schnell ab, gehen meine Alarmlichter auf gelb. Wenn jemandem das Wasser bis zum Hals steht, sagt er schnell zu allem ja.
6. Lasse ich vom Kunden ein SEPA-Firmenlastschrift-Mandat B2B unterzeichnen. Kann ich bei meiner Bank runter laden.

Was sollte man aber tun, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht zahlt?

Ich mache es so:

1. Abhängig davon, ob es ein Neu- oder Bestandskunde ist, unterstelle ich in einem Telefonat oder per Mail, dass er vielleicht die Rechnung übersehen hat oder dass auf dem Postweg die Rechnung verschwunden ist. Und frage, ob ich eine neu schicken soll.
2. Nach 8 Tagen schicke ich eine Mahnung und verzichte auf solche Formulierungen wie „ 1.Mahnung“ oder „letzte Mahnung“.
3. Kommt dann nichts, rufe ich persönlich den Schuldner an und versuche die Situation telefonisch  zu klären. Sollten Vereinbarungen, wie Zahlungsversprechungen getroffen werden, gilt es die schriftlich zu bestätigen UND nachzuhalten.
4. Dran bleiben! Ich habe von Inkassounternehmen gehört, dass es mit am Wichtigsten ist, einen Schuldner im Zahlvorgang zu halten. Egal wie groß oder klein die Summe ist, die regelmäßig bezahlt wird, die konsequente Regelmäßigkeit ist der Schlüssel zum Erfolg. Der Schuldner braucht eine Bezahl-Verpflichtungs-Routine.
5. Ich vermeide das Rumgeeiere bei säumigen Kunden. Jede nicht bezahlte Rechnung ist ein Angriff auf mein alltägliche Leben und das meiner Familie. Ich muss auch Rechnungen bezahlen und kann auch nicht an der Tanke oder beim Telefonprovider Leistungen annehmen und nicht bezahlen. Diese Entschlossenheit muss der säumige Kunde spüren.
6. Wenn ich erkennen muss, dass nichts zu holen ist, muss mit kühlem Kopf gerechnet werden, ob sich gerichtliche Maßnahmen unterm Strich rechnen.

Man sollte natürlich auch so viel Sensibilität besitzen, um zu unterscheiden, ob man abgezockt werden soll oder ob man die Chance hat, nach einem Warnschuss das Geld zu bekommen plus zukünftiger Aufträge.

Ich lasse mich auch auf Teilzahlungen und Abschläge ein. Die werden dann penibelst nachgehalten. Schön ist auch zu wissen, wann und woher wiederkehrende Zahlungen an den Kunden von 3. Seite geleistet werden. Bsp. Ich hatte eine größere Agentur beraten. Es kam zu Zahlungsproblemen. In einem der Vorgespräche hatte der Inhaber erzählt, von welchen Kunden er wann welche Fixsummen erhält. Mein Geld habe ich bekommen ;)

Die ganze Thematik gibt es hier von der IHK zu Berlin, Stand 01.2017 und kann als PDF runter geladen werden.  

Ich wünsche Euch gute Umsätze!